I tid som denna, med social distans och restriktioner, finns möjligheter till samarbete i digitala nätverk. Flera föreningar upplever svårigheter till kommunikation medlemmar emellan. En plats för digitala möten typ videokonferenser. Kanske även en plattform för distanskurser.
Som IT-förening har vi testat, och har tillgång till tre digitala plattformar. Google Suite, Microsoft och Workplace Advance. Just i dessa tider satsar dessa tre giganter enorma summor för att vidareutveckla och marknadsföra sina produkter. Egentligen är dom avsedda för företag och större organisationer där samarbete i realtid är en nödvändighet för att fatta beslut enklare genom ansikte mot ansikte, delade kalendrar och dokument.
Det finns ytterligare företag som erbjuder videokonferenser. Nog så bra! Men för oss är det viktigt att ha en plattform där vi kommunicerar dokument och handlingar, ex. styrelseprotokoll, även efter att vidoekonferensen är över. Som IT-förening även en plattform för support och distanskurser.
Gratis eller betala
Inga kommersiella företag utvecklar produkter och skänker bort dom. Logiken är enkel! Gratis är kopplat till reklam. Exempelvis Facebook. Gratis innebär att vi blir del av en produkt, som paketeras, etiketteras och säljs. Betalar vi för en produkt blir vi plötsligt en kund. Kunder skall vårdas.
Självklar har de tre stora giganterna paketerat sina produkter för anpassning till marknadens behov. Från enkla billiga, eller gratis och avskalade, till avancerade plattformar för storföretagen.
Vad är behoven
Söker vi en plats enbart för styrelsemöte någon gång i månaden, via videokonferens. Eller skall det finnas utrymme för kommunikation mellan medlemmar, distanskurser, chatt, enkäter mm.
Facebook
För många föreningar, till exempel lokala pensionärsföreningar, kan en grupp i Facebook vara alldeles tillräckligt.
Google Suite
Den första plattformen vi skaffade, för sex år sedan, var Google Suite. Troligen var vi för tidigt ute. Ordet ”molntjänst” var för de flesta helt främmande. Vi testade en kurs med appen Google Classroom. Kanske inte helt lyckat.
Google Suite har allt man kan önska av en digital plattform
Microsoft Office365 Enterprise
Detta är mer än ett kontorspaket för ordbehandling och kalkyl. En komplex plattform som har allt. Vår förening nyttjar bara en liten del av möjligheterna i denna molntjänst. Office-paketet kostnadsfritt till våra medlemmar.
Workplace
Vårt abonnemang heter Workplace Advance och här har vi funnit den enkelhet som saknats i de övriga två. Enkelt att administrera och hyfsat enkelt för medlemmar att komma igång. Eftersom Workplace är utvecklar av Facebook har Workplace ett likartat användargränssnitt
De tre giganterna i en enkel jämförelse
Applikation |
Google Suite |
Microsoft Office365 E |
Workplace Advace |
| Videokonferens |  |
|
|
| Chatt | |
|
|
| Lagra och dela filer - dokument och bilder | |
|
|
| Utbildningsmodul | |
|
|
| Medlemsenkäter | |
|
|
| Frågesport - Ex. kunskapstest |  |
|
|
| Kalender - dela | |
|
|
| App för bilder och bildredigering | |
|
|
| Kalkyl och ordbehandling | |
|
Enkelt dokument |
| Ladda upp dokument i pdf-format | |
|
|
| Obegränsat antal medlemmar | |
|
|
| Lagringsutrymme/medlem | Grund 30 Gb | 1Tb | 1Tb |
| Appar för Android | |
|
|
| Appar för Apple OS | |
|
|
Grupper
Samtliga av de "tre stora" har möjlighet att skapa grupper. Till exempel grupp för styrelsens ledamöter, projektgrupp etc.
Inställningar - egen domän
För korrekt hantering av abonnemang för Google Suite och MicrosoftOffice Business alt. Enterprise, krävs egen domän. Vidare måste man göra förändringar i domänens *DNS-inställningar. Man flyttar helt enkelt över e-posten till Google/Microsofts servrar. Kan vara komplicerat att administrera. För Workplace behöver man verifiera att man äger domänen.
*DNS är en förkortning för Domain Name System. Det här systemet är kort sagt en telefonkatalog för webben som organiserar och identifierar domäner. En telefonbok översätter namn som "Stadens pizzeria" till rätt telefonnummer som ska ringas upp, medan DNS översätter en webbadress som "www.google.com" till IP-adressen, exempelvis 74.125.19.147, för datorn där webbplatsen finns (i det här fallet Googles startsida).
När du använder Google och Microsoft Cloud-tjänster måste du regelbundet ändra DNS-inställningarna för att konfigurera olika verktyg och tjänster. Det gör du genom att ändra olika typer av DNS-poster. Du ändrar domänens MX-poster, exempelvis för att dirigera e-post till Google respektive Microsofts e-postserver.
Veta mer!
Google Suite. Klicka här >>
Microsoft Office365 Business. Klicka här >>
Workplace. Klicka här >>
Författad av Thomas Bengtsson - Föreningens administratör